Westland 29.07.2014 – De fractie Westland Verstandig heeft B&W vragen gesteld omtrent het memo van wethouder Meijer van 27 juni 2014 over de stand van zaken van de aanbesteding Nieuw Gemeentehuis.
Alvorens wij de gestelde vragen beantwoorden willen wij ingaan op het op 3 en 4 juli 2014 in de media verschenen bericht dat het project Nieuw Gemeentehuis €3,8 miljoen duurder wordt.
Dit bedrag is in het bericht opgebouwd uit €3,1 mln. aan risico’s en ruim 5 ton aan voorbereidingskosten en de beoordeling van het plan van de WOC medio 2013. Het benoemde bedrag van €3,1 mln. aan risico’s is door de gemeenteraad op basis van een risicoanalyse van Deloitte in 2012 besproken en verwerkt in de begroting. Deze risico’s hebben zich niet voorgedaan.
Het project kent geen financiële tegenvallers. Het bedrag van €534,131,– betreft de in het boekjaar 2013 gemaakte voorbereidingskosten voor het project Nieuw Gemeentehuis. Hierbij zijn ook de kosten voor de beoordeling van WOC traject meegenomen. Deze kosten worden gedekt uit het in december 2012 door uw Raad toegekende voorbereidingskrediet van €3,5 mln. Een overschrijding van het budget is hierbij niet aan de orde.
Ingevolge het bepaalde in artikel 26 van uw “Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de Raad van de gemeente Westland 2013”, beantwoorden zij de gestelde vragen als volgt:
Vraag 1 Kan mijn fractie de beschikking krijgen over de toe- en afwijzingsbrieven aan de geselecteerde consortia? Hetzelfde geldt voor de dialoogleidraad, de outputspecificatie en de concept DBFMO-overeenkomst. Hetzelfde geldt voor de brief van 20 juni 2014. Ook die brief wil mijn fractie gaarne ontvangen.
Antwoord 1 De dialoogleidraad, outputspecificaties, concept DBFMO overeenkomst en uitnodigingsbrief voor de dialoogfase van 20 juni 2014 zenden wij u als bijlage bij deze brief toe. Wij hebben in onze vergadering van 11 maart 2014 geheimhouding opgelegd op de door u gevraagde toe- en afwijzingsbrieven van de selectiefase. Dit op grond van artikel 55 Gemeentewet juncto artikel 10 Wet openbaarheid van bestuur. Deze brieven bevatten concurrentiegevoelige informatie.
Wij kunnen u deze stukken daarom niet toezenden. Op grond van artikel 169 lid 2 Gemeentewet geven wij u de gevraagde inlichtingen. Gelet op de aard van de stukken doen wij dit via de volgende weg. Wij nodigen u uit de gevraagde stukken in te zien op het gemeentehuis. Hiervoor kunt u een afspraak maken met medewerkers van het projectteam Nieuw Gemeentehuis (nieuwgemeentehuis@gemeentewestland.nl). Hierbij dient u te tekenen voor geheimhouding van de stukken welke u wenst in te zien.
.JPG "Gemeente klaar voor aanbesteding gemeentehuizen")
Vraag 2 In het memo wordt niet aangegeven wanneer de tweede en derde dialoogronden afgelopen zijn. Wanneer is dat het geval?
Antwoord 2 De tweede fase dialoog is gepland in de periode van medio oktober 2014 tot en met januari 2015. De derde fase dialoog is gepland in de periode van februari tot en met april 2015. Deze planning is indicatief en kan op onderdelen nog worden aangepast.
Vraag 3 Uw College denkt in 2015 een nieuw raadsvoorstel te doen. Is dat begin, medio of eind 2015?
Antwoord 3 Naar verwachting zenden wij u een nieuw raadsvoorstel ter bespreking in het najaar van 2015. Dit ter besluitvorming over het definitief beschikbaar stellen van het benodigde krediet. Deze planning is indicatief en kan op onderdelen nog worden aangepast.
Vraag 4 Destijds heeft kort voor de verkiezingen de burgemeester, toen nog portefeuillehouder, aangegeven dat de gemeente zich gebonden heeft, doch uit het memo blijkt dat daarvan geen sprake was. Hoe zit dat? Kan de gemeente nu nog steeds terugtreden en wat zijn daar de financiële gevolgen van? Gaarne een uiteenzetting van het minimum-en het maximumbedrag.
Antwoord 4 In de dialoogleidraad is opgenomen dat de gemeente aan iedere deelnemer die een geldige inschrijving heeft ingediend een tegemoetkoming in de (ontwerp)kosten zal betalen van € 300.000,00 exclusief BTW, voor de door hem gemaakte kosten. Deelnemers die geen geldige inschrijving indienen of zich uit eigener beweging terugtrekken, hebben geen aanspraak op deze tegemoetkoming in de (ontwerp)kosten.
In de dialoogleidraad is opgenomen dat de gemeente het recht heeft om de aanbestedingsprocedure tussentijds af te breken. Indien de gemeente de aanbestedingsprocedure tussentijds afbreekt dan bestaat het risico dat de deelnemers alle door hen tot op dat moment gemaakte kosten zullen claimen bij de gemeente (omdat zij niet in staat zijn gesteld een geldige inschrijving te doen). Die kosten zullen, afhankelijk van het tijdstip van afbreken (lees de vordering van het aanbestedingstraject), binnen de genoemde tegemoetkoming blijven of deze overstijgen. Bedenk hierbij dat de door de deelnemers te maken kosten om aan de aanbesteding mee te doen, aanzienlijk hoger liggen dan de genoemde tegemoetkoming. Een minimum of maximum bedrag is daarom niet aan te geven.
Vraag 5 Hoe lang zal het vergunningentraject in beslag gaan nemen voor de twee bouwlocaties als het zover komt? Op welke wijze worden de burgers en ook de Raad op de hoogte gehouden van het verdere verloop van de binnenkomende vragen/ontwerpen van de drie consortia?
Antwoord 5 Wanneer de aanvraag omgevingsvergunning compleet wordt ingediend en geen nadere gegevens behoeven te worden gevraagd, zal het vergunningentraject een doorlooptijd kennen van maximaal 14 weken vanaf het moment dat de vergunning wordt aangevraagd. Het betreft hierbij de standaard doorlooptijd van 8 weken + 6 weken verlenging. Als randvoorwaarde voor de consortia is gesteld dat alle ontwerpen binnen het geldende bestemmingsplan dienen te vallen.
Er hoeven dus geen bestemmingsplanwijzigingen plaats te vinden. Vooruitlopend op het vergunningentraject wordt een informatieve bewonersavond georganiseerd. Over alle stappen in het proces zullen we daarnaast actief communiceren via persberichten. Zoals afgesproken met uw raad op 30 oktober 2013 wordt u tijdig, open en transparant geïnformeerd. Dit met in achtneming van wettelijk en EU aanbestedingsrecht.
Vraag 6 Is het zeker dat de DBFMO-constructie uiteindelijk ook aangehouden gaat worden? Naar verluidt zou er sprake zijn van een mogelijkheid dat normaal aanbesteed gaat worden en niet via de DBFMO-constructie. Wat is hiervan waar?
Antwoord 6 Er is nu geen aanleiding om te veronderstellen dat de DBFMO constructie niet gevolgd zal worden. Wij gaan ervan uit uw vragen met deze brief te hebben beantwoord.
Burgemeester en wethouders van Westland,
de secretaris, de burgemeester,
M. van Beek J. van der Tak