Nieuw gemeentehuis Westland: de feiten

Westland 11.11.2015 – Het nieuwe gemeentehuis. Er is geen onderwerp in Westland waar de afgelopen jaren meer over is geschreven. Voor- en tegenstanders

hebben veelvuldig van zich laten horen, waarbij ze ludieke acties niet schuwden. Helaas bestaan er over het nieuwe gemeentehuis nog steeds veel misvattingen. Reden om verantwoordelijk wethouder Bram Meijer te vragen naar de feiten.

Wethouder Bram Meijer (rechts) bij de ondertekening van de gunning voor de bouw in augustus

Waarom is het nodig een nieuw gemeentehuis te bouwen?

De gemeente werkt nu in vier oude gemeentehuizen in de kernen Naaldwijk, ’s-Gravenzande, Wateringen en Monster. Er wordt al gesproken over nieuwe centrale huisvesting sinds de voormalige gemeenten Monster, Naaldwijk, Wateringen, ’s-Gravenzande en De Lier in 2003 besloten om samen één gemeente Westland te gaan vormen. Daarom is sinds die tijd alleen het strikt noodzakelijke onderhoud aan deze panden uitgevoerd. Als we in deze panden willen blijven zitten moeten ze grondig worden gerenoveerd. Dat kost veel geld. Sterker nog, berekend is dat de jaarlijkse kosten van de panden na renovatie € 4,46 miljoen per jaar bedragen. Bovendien is de gemeente dan nog steeds over vier locaties verdeeld. Met kleine kantoorruimtes, die eigentijds werken belemmeren en niet uitnodigen tot samenwerking. U kunt zich voorstellen dat dit niet efficiënt is en dat de dienstverlening aan inwoners, bedrijven en instellingen niet optimaal kan zijn.

Hoeveel gaat het nieuwe gemeentehuis kosten?

De gemeente gaat vanaf 1 juli 2017 € 3.492.308 per jaar betalen (prijspeil 2017). Dat is ruim € 2 ton minder dan we van de gemeenteraad per jaar maximaal mochten uitgeven, te weten € 3,7 miljoen. Vergeleken met de kosten van het voortzetten van het gebruik van de huidige gemeentehuizen bedraagt de besparing per jaar zelfs bijna € 1 miljoen per jaar. Als we namelijk in de oude gemeentekantoren zouden willen blijven, zouden deze eerst grondig gerenoveerd moeten worden. De jaarlijkse lasten zouden dan, zoals gezegd, uitkomen op € 4,46 miljoen.

Waarom komen er twee gebouwen in plaats van één en wanneer is dat besluit genomen?

In aanloop naar de gemeentelijke herindeling spraken politici over een nieuw gemeentehuis en keken daarvoor naar Naaldwijk. De plannen waren in 2003 in een vergevorderd stadium, maar tot definitieve besluitvorming in de toenmalige ‘fusieraad’ kwam het niet omdat men niet over het graf heen wilde regeren. Na de herindeling, in 2004, werd het project nieuw leven ingeblazen vanuit de nieuwe gemeente Westland. In 2007 besloot de gemeenteraad dat er één nieuw gemeentehuis moest komen, en wel op de locatie van het huidige gemeentehuis in Naaldwijk. Dit plan werd in 2010 stopgezet door de gemeenteraad, omdat men verwachtte dat de kosten voor ontwikkeling van het hele plangebied (gemeentehuis inclusief parkeerkelder, park, winkels en woningen) boven het destijds beschikbaar gestelde bedrag van € 90 miljoen uit zou komen.

Het moest dus anders. Maar de locatie was wel een heikel punt. Uiteindelijk werd de gemeenteraad het in december 2012 eens over het huidige plan: een publieks- en bestuurscentrum aan de Verdilaan en een kantoorgebouw voor medewerkers aan de nieuwe Laan van de Glazen Stad. De besluitvorming heeft in drie stappen plaatsgevonden. Zie hiervoor het kader elders op deze pagina.

Overigens valt op dat het nieuwe gemeentehuis bij iedere verkiezing overeind is gebleven. In iedere gemeenteraad was een meerderheid van de volksvertegenwoordigers vóór nieuwe huisvesting.

Hoe heeft het aanbestedingsproces er uit gezien?

We hebben een zogenaamde DBFMO-aanbesteding uitgevoerd. DBFMO staat voor Design, Build, Finance, Maintain en Operate. De keuze voor DBFMO houdt in dat in één aanbesteding het ontwerp, de bouw, de financiering, het onderhoud en de facilitaire dienstverlening (catering, beveiliging en schoonmaak) worden uitbesteed aan één partij en niet, zoals bij een traditionele aanbesteding, aan meerdere afzonderlijke partijen. Het contract heeft een duur van 25 jaar. De gemeente betaalt voor dit alles een vast bedrag per jaar aan de gekozen partij.

De gemeente is het aanbestedingsproces gestart met het opstellen van de eisen en wensen voor het nieuwe gemeentehuis. Dit Programma van Eisen is vervolgens in de markt gezet. Hierop hebben vijf consortia van marktpartijen gemeld geïnteresseerd te zijn. Uit deze vijf consortia is een selectie gemaakt naar drie consortia.

De gemeenteraad heeft als aanbestedingsvorm de ‘concurrentiegerichte dialoog’ gekozen. Dit houdt in dat de gemeente met de drie consortia in drie gespreksrondes is gekomen tot afstemming van de wensen en eisen van de gemeente aan de ene kant en het aanbod van de consortia aan de andere kant. Aan het eind van de dialoogfase hebben we van twee consortia een totaalaanbieding inclusief een uitgewerkt ontwerp voor de bouw van de panden ontvangen. Helaas is gedurende de rit één consortium afgehaakt omdat één van de partners zich had teruggetrokken.

Na beoordeling van de ontwerpen en plannen van de twee consortia bleek op zowel prijs als kwaliteit dat consortium De Groene Schakel voor Westland de beste aanbieding heeft gedaan. Hierop hebben de gemeente en De Groene Schakel in augustus de DBFMO-overeenkomst ondertekend. Vanaf dat moment konden de ontwerpen aan de gemeenteraad en het publiek worden getoond. Eerder was dat op grond van de Aanbestedingswet niet toegestaan, omdat openbaarmaking de concurrentiepositie van de consortia kon schaden.

Waarom is voor een DBFMO-aanbesteding gekozen?

De keuze voor DBFMO is mede gemaakt op advies van het Rijksvastgoedbedrijf, dat verantwoordelijk is voor het beheer van de gebouwen van de Rijksoverheid, zoals de ministeries en het Binnenhof. Bij het Rijk wordt bij gebouwen en wegen standaard gekozen voor een DBFMO-aanbesteding, omdat deze in meerdere opzichten meerwaarde heeft. Ten eerste is bij een DBFMO-aanbesteding de verhouding tussen de prijs en de kwaliteit gunstiger dan bij een traditionele aanbesteding. Nu alle contracten zijn afgesloten blijkt dat ons nieuwe gemeentehuis 17,5 % goedkoper is dan wanneer dezelfde opdracht op een traditionele manier zou zijn aanbesteed.

Ten tweede hoeft de gemeente zich bij een DBFMO-overeenkomst niet overal mee te bemoeien en kunnen we ons richten op onze kerntaak: de dienstverlening aan inwoners, bedrijven en maatschappelijke instellingen in Westland. Uiteraard controleren we of de afspraken die we hebben gemaakt met de marktpartij worden nageleefd en stellen we die afspraken bij als we dat wenselijk vinden in verband met eventuele gewijzigde inzichten, organisatieontwikkelingen of vragen/wensen van de gebruikers van de panden.

Wie gaat het nieuwe gemeentehuis bouwen?

Consortium De Groene Schakel heeft qua prijs én kwaliteit de meest gunstige aanbieding gedaan. Daarom mag deze partij het nieuwe gemeentehuis gaan bouwen, beheren en er een aantal diensten leveren; de schoonmaak, beveiliging en catering. De Groene Schakel bestaat uit de bedrijven Boele & van Eesteren, HOMIJ Technische Installaties, PCH Dienstengroep (alle drie ondernemingen van VolkerWessels), architectenbureau Cepezed en de Westlandse bedrijven Priva, Schwagermann en Elektravon.

Waarom wordt de DBFMO-overeenkomst niet openbaar verstrekt?

De overeenkomst bevat vertrouwelijke informatie over zowel de gemeente als het consortium. In de Aanbestedingswet is helder opgenomen dat de overeenkomst niet algemeen openbaar mag worden gemaakt zonder toestemming van De Groene Schakel. Met de Groene Schakel is afgesproken de overeenkomst openbaar te maken als de hierin opgenomen commerciële en bedrijfsgevoelige informatie onleesbaar is gemaakt. In deze vorm is de overeenkomst dan ook openbaar verstrekt. Voor de raadsleden is de volledige overeenkomst onder geheimhouding in te zien op het gemeentehuis.

Het college van burgemeester en wethouders heeft dus niets te verbergen, maar kan de overeenkomst niet volledig openbaar maken vanwege wettelijke beperkingen en vanuit respect voor de andere contractpartij.

Wanneer is het nieuwe gemeentehuis klaar?

In oktober 2015 is het consortium gestart met de sloop van de voormalige Rabobank aan de Verdilaan. We verwachten dat de sloop nog voor de kerst is afgerond en de Rabobank dus ‘plat’ is.

Daarnaast is dit de tijd voor het consortium om de vergunning aan te vragen. In mei 2016 zal daarna voor beide panden de eerste paal worden geslagen. In juli 2017 zullen beide panden gereed zijn en start de gemeente met het werken in de panden.

Het dilemma van wethouder Meijer

‘Laat ik voorop stellen dat het project Nieuw gemeentehuis een heel mooi project is om bij betrokken te zijn. Na jaren van discussie en voorbereiding gaat het er nu echt van komen. De nieuwbouw is goedkoper dan het maximumbedrag dat de gemeenteraad heeft bepaald, past binnen de huidige bestemmingsplannen en verloopt ook nog eens helemaal volgens planning. Reden om als ambtelijke organisatie en college complimenten te krijgen, zou je zeggen.

De werkelijkheid is anders. Ondanks drie democratisch genomen raadsbesluiten is er een partij in de gemeenteraad die zich blijft verzetten. Deze partij, Westland Verstandig, heeft bij het laatste raadsbesluit (in april 2015) letterlijk gezegd er alles aan te zullen doen om de nieuwbouw tegen te houden. Onder aanvoering van fractievoorzitter Peter Duijsens is men voortdurend bezig om zand in de raderen te strooien en verkeerde beelden neer te zetten. Meneer Duijsens weet waar deze trein naartoe gaat, de bestemming is bekend. Hij is als democratisch politicus zelfs bewust ingestapt. Maar nu trekt hij alleen om de haverklap aan de noodrem, met als enige effect dat hij alle andere reizigers hindert. Via advertorials in de huis-aan-huisbladen worden bewust onwaarheden naar buiten gebracht. Steeds opnieuw wordt het college bestookt met insinuerende vragen waarvan het antwoord allang bekend is bij deze fractie.

Het is voor mij een groot dilemma hoe je hiermee om moet gaan. Want aan de ene kant ligt er een raadsbesluit, een opdracht aan mij om nieuwe gemeentelijke huisvesting te realiseren. Aan de andere kant is er een fractie die de uitvoering van dat besluit bewust torpedeert, de democratie belemmert. Want dat realiseren veel mensen zich niet, elke vraag of motie die een partij indient, moet worden voorzien van antwoord. Afhankelijk van de vraag gaat dat langs meerdere vakspecialisten, zoals dat bij elk bedrijf zou gebeuren. Tot nu toe hebben we netjes gereageerd op alle onzin die we over ons uitgestort hebben gekregen, maar dat kost veel tijd en bakken met geld. Tijd en geld die we veel beter kunnen stoppen in uitvoering van de opdracht die de gemeenteraad heeft gegeven: het bouwen van een nieuw gemeentehuis.’

De besluiten van de gemeenteraad

De gemeenteraad bestaat uit gekozen volksvertegenwoordigers. Het is binnen de gemeente het hoogste orgaan. De gemeenteraad zet de kaders van het beleid uit en controleert het college van burgemeester en wethouders bij de uitvoering van dit beleid op hoofdlijnen.

Over het nieuwe gemeentehuis heeft de gemeenteraad de volgende besluiten genomen:  

1.    19 december 2012: de gemeenteraad besluit om twee panden te laten bouwen, te weten een publieks- en bestuurscentrum aan de Verdilaan en een kantoorgebouw voor medewerkers aan de Laan van de Glazen Stad. De jaarlijkse lasten voor deze panden mogen maximaal € 3,7 miljoen bedragen. Het college van burgemeester en wethouders krijgt de opdracht de aanbesteding voor te bereiden.

2.    30 oktober 2013: de raad besluit het college opdracht te verlenen een DBFMO-aanbesteding uit te voeren. Daarbij wordt het hiervoor benodigde geld ‘in principe’ ter beschikking gesteld.

3.    14 april 2015: de raad besluit het geld definitief ter beschikking te stellen. Het uitgangspunt hierbij blijft dat de jaarlijkse kosten niet meer mogen zijn dan € 3,7 miljoen.

Advertorial College Westland