Westland 08.10.2020 – Op 25 augustus heeft de fractie LPF Westland collegevragen gesteld over de vernietiging van een paspoort tijdens de Corona periode.
Ingevolge artikel 42 van het Reglement van Orde informeren zij u als volgt.
Inleiding
Onlangs heeft onze fractie contact gehad met een familie uit De Lier over het vernietigen van een paspoort wat wegens de corona crisis nog niet was opgehaald. Deze familie heeft begin maart een paspoort aangevraagd voor een van de kinderen. De geplande ophaaldatum werd gecanceld wegens de coronacrisis waardoor vele afspraken zijn geschrapt. Er is een paar maal contact gezocht over het ophalen van het paspoort maar niet noodzakelijk bezoek werd afgehouden.
De familie heeft zich keurig aan de regels gehouden maar begin juli was het gezien de vakantie nodig om het paspoort op te halen. Toen zij een afspraak wilde maken werd medegedeeld dat het paspoort niet meer beschikbaar was maar is vernietigd na drie maanden omdat het niet werd afgehaald.
Uiteraard is de familie zeer verrast over dit antwoord omdat er vanuit de gemeente niets is gemeld ondanks de bijzondere omstandigheden. Geld krijgen zij niet retour en een nieuwe aanvraag moet wederom betaald worden.
%20(Aangepast).JPG)
Vraag 1
Kan de wethouder aangeven of het gewoon is om een niet afgehaald document na drie maanden te vernietigen?
Antwoord 1
Als gemeente zijn wij verplicht bij het niet ophalen van een reisdocument om deze na 3 maanden te vernietigen. Dit is wettelijk bepaald in artikel 42 lid 4 van de Paspoortwet:
“Het reisdocument dat niet binnen drie maanden nadat het voor uitreiking beschikbaar is gesteld, door de aanvrager in ontvangst is genomen, wordt door de daartoe bevoegde autoriteit definitief aan het verkeer onttrokken.”
Vraag 2
Om hoeveel vernietigde documenten gaat het sinds de beperkende maatregelen i.v.m. corona?
Antwoord 2
Het betreft een handjevol aan documenten die vernietigd zijn. Exacte registratie wordt hier niet van bijgehouden.
Vraag 3
Klopt het dat er geen enkel contact wordt gelegd met de aanvrager als deze niet verschijnt om het document op te halen?
Antwoord 3
Nee.Wij versturen als gemeente brieven om iemand te attenderen dat het reisdocument klaar ligt. De brief wordt ongeveer een maand voordat de uiterste uitreikdatum is bereikt verstuurd.
Vraag 4
Is de wethouder het met onze fractie eens dat gezien de bijzondere periode er zeker vanuit de gemeente contact gezocht had kunnen worden met de aanvragers? Zeker daar waar mensen bewust gewacht hebben om niet te komen.
Antwoord 4
Ook gedurende de coronacrisis zijn er brieven uit gegaan naar de personen waarvan de documenten de uiterste uitreikdatum naderde. Daarnaast hebben wij, indien mogelijk, ook telefonisch contact gelegd om een document op te komen halen. Waar wij konden hebben wij een voicemail ingesproken.
Vraag 5
Is de wethouder bereid om in deze bijzondere omstandigheden aanvragers van een dergelijk document, welke zonder waarschuwing vooraf is vernietigd te compenseren in de vorm van terugbetaling van de kosten?
Antwoord 5
Ja. In de door uw raad vastgestelde legestarieventabel van de legesverordening is bepaald dat voor de aanvraag van een paspoort leges verschuldigd zijn. De baliemedewerker heeft geen beleidsvrijheid om hiervan af te wijken.
Aan de aanvrager van een reisdocument, die een vernieuwde aanvraag heeft moeten doen omdat zijn eerdere document niet op tijd was opgehaald, is door de baliemedewerker medegedeeld dat de gemeente de kosten verbonden aan de “nieuwe” aanvraag kan terugbetalen op basis van een door hen in te dienen bezwaarschrift tegen de leges.
Aan alle indieners van een bezwaarschrift zijn de betaalde leges terugbetaald.
Uit de door uw fractie ingediende vragen concluderen wij dat bij uw fractie de naam bekend is van de persoon die geen gebruik heeft gemaakt van de mogelijkheid om de leges terugbetaald te krijgen.
Wij adviseren uw fractie om deze persoon contact te laten opnemen met de supervisor van de balie.