Westland 01.09.2023 – Op 20 juli heeft de fractie Westland Verstandig collegevragen gesteld inzake evenementen en de meldingen en tijdige vergunningverlening.
Ingevolge artikel 42 van het Reglement van Orde informeren zij u als volgt.
Inleiding
Geregeld worden bij de fractie van Westland Verstandig problemen gemeld inzake de vergunningverlening voor evenementen of het al of niet doen van meldingen. De indruk bestaat dat nog lang niet alles goed en snel verloopt. Zo worden tijdig aangevraagde vergunningen voor evenementen vaak enkele dagen voor het evenement pas afgegeven of worden evenementen gehouden zonder dat omwonenden op de hoogte zijn en is vergeten een melding dan wel een aanvrage te doen.
Ook zien we dat door de gemeente plotsklaps voorwaarden aan de vergunning verbonden worden die belastend kunnen zijn voor de organisatie zonder dat de organisatie daar in gekend werd. Zo deed één van de wethouders aan omwonenden van Waterpop de toezegging dat tijdens het evenement door de tijdelijke afzetting van de Heulweg kan worden gereden, terwijl in alle jaren hiervoor de omwonenden hun auto zonder problemen buiten het afgezette deel van de Heulweg konden plaatsen, hetgeen geen problemen opleverde.
Deze voorwaarde in de vergunning is niet nodig en geeft alleen maar onnodige stress bij de organisatoren. Aansprakelijkheidsvraagstukken doen zich dan voor. Gezien het feit dat de vergunning pas deze week verleend werd aan Waterpop kan de organisatie niets anders dan maar akkoord gaan. De reden van opname van de voorwaarde zou de toezegging van één van de wethouders zijn aan een omwonende. Het is wel heel kort door de bocht en geen probleem oplossend om dan een voorwaarde op te nemen.
Dit leidt tot de volgende vragen:
Vragen
1. Klopt het dat evenementenvergunningen nog steeds te laat worden verleend / afgegeven en zo ja, wat is de reden? Verbetering werd toegezegd en wat is de reden dat nog steeds alles niet goed verloopt? Hoe en wanneer wel verbetering?
2. Klopt het dat het College eenzijdig voorwaarden kan toevoegen als daar om gevraagd wordt door een derde en klopt het dat voor dergelijke voorwaarden niet de aanvrager en de politie om hun oordeel wordt gevraagd? Realiseert het College zich dat organisatoren -als de vergunning enkele dagen voor het evenement wordt toegezonden- geen kant meer op kunnen?
3.
Klopt het dat ook als geen melding gedaan wordt van een evenement, omwonenden die niet bekend zijn met een evenement te horen krijgen “Jammer voor u en volgende keer beter”. Waarom wordt niet direct opgetreden?
4.
Onze fractie wil graag geloven, zoals eerder door de burgemeester werd verwoord, dat op de afdeling waar de evenementen behandeld worden grote druk staat, maar meent ook dat verwacht mag worden dat correct gehandeld wordt en dat dat betekent tijdige afgifte, handelen volgens de regels en niet plotsklaps, zonder dat de aanvrager dat bekend is, bezwarende condities opleggen alleen omdat één van de wethouders aan derden toezeggingen deed die beter niet gedaan hadden kunnen worden. Hoe kan dit laatste worden doorgevoerd?
Beantwoording
Wij nemen een vergunningaanvraag voor een evenement altijd vanuit een positieve grondhouding in behandeling en streven ernaar de vergunning tijdig te verlenen. Daarvoor is het wel nodig dat de aanvraag binnen de daarvoor geldende termijn wordt ingediend en dat alle gevraagde documentatie is bijgevoegd.
Als een vergunning laat wordt aangevraagd en niet volledig is, is de kans groot dat wij deze pas kort voor het evenement kunnen verlenen. We moeten immers tekeningen, veiligheidsplannen en verkeersplannen beoordelen en zijn daarbij ook afhankelijk van de adviezen van (regionale) adviespartners, die op hun beurt ook tijd nodig hebben om de plannen te bekijken. Doorgaans geldt hiervoor een termijn van twee weken. Uit zowel het advies als uit de beoordeling van de vergunningverleners kan blijken dat aanpassing van de stukken nodig is om positief kunnen beslissen op de aanvraag. In dit geval dienen de aangepaste stukken opnieuw aan de (regionale) adviespartners te worden voorgelegd.
De burgemeester is verantwoordelijk voor de openbare orde en veiligheid in de gemeente. Hij kan aanvullende voorwaarden stellen en deze opnemen in de evenementenvergunning. Als er aanvullende voorwaarden nodig zijn, wordt dit uiteraard afgestemd met de organisator. De organisator moet in de stukken verwerken hoe aan deze aanvullende voorwaarden invulling wordt gegeven. Dat was ook het geval bij de organisator waar de fractie naar verwijst. Het gebeurt ook regelmatig dat een organisator kort voor of tijdens het evenement wijzigingen wil aanbrengen in de opzet van het evenement. Ook die wijzigingen onderwerpen de gemeente en regionale adviespartners aan een toets. En ook daar is tijd voor nodig.
De organisator van een evenement is verantwoordelijk voor het informeren van direct omwonenden van het evenemententerrein. Verleende evenementenvergunningen publiceren we in de krant en op de website www.officiëlebekendmakingen.nl. Ook zetten we wekelijks een geactualiseerd overzicht met evenementen op de gemeentelijke website. Als onze toezichthouders constateren dat een evenement georganiseerd wordt zonder toestemming, dan zullen zij altijd optreden en worden maatregelen getroffen die op dat moment passend zijn.
Zoals beschreven, zijn bij het proces om tot een vergunning te komen diverse actoren betrokken en wordt er een aantal processtappen doorlopen. Dit is nodig om tot een gedegen vergunning te komen waarbij getoetst wordt aan (landelijke) regelgeving. Organisaties die hoofdzakelijk uit vrijwilligers bestaan worden actief begeleid bij het indienen van hun aanvraag en het maken van de plannen. Dit gebeurt in mindere mate bij professionele organisaties. Het college blijft onverminderd streven naar een tijdig en zo soepel mogelijk vergunningenproces. Alle inzet is erop gericht evenementen veilig te laten verlopen.