Naaldwijk 19.04.2013 – De fractie LPF heeft ons in een op 22 maart 2013 ontvangen brief vragen gesteld over de Europese aanbesteding voor de publicatie van het Gemeente Nieuws.
Ingevolge het bepaalde in artikel 26 van uw “Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de Raad”, beantwoorden wij deze vragen als volgt:
Europees aanbesteden is geen keuze, maar volgens Europese wetgeving een verplichting als de te verwachten waarde van de opdracht €200.000 of hoger is. Daaronder mag Europees aanbesteed worden maar dit is niet verplicht. De gemeente hanteert het voorzichtigheidsbeginsel bij het ramen van de waarde van de opdracht om te voorkomen dat zij in strijd met het Europese recht handelt.
In opdracht van uw raad controleert de accountant jaarlijks of de regels die van toepassing zijn op Europese aanbestedingen door onze organisatie op een correcte wijze worden nageleefd.
Bij de voorlopige gunning hebben inschrijvers de mogelijkheid hiertegen protest aan te tekenen. Hiervan is gebruik gemaakt door één van de aanbieders, in eerste instantie per brief, vervolgens middels een kort geding. In dit kort geding is de gemeente Westland door de rechtbank in Den Haag op alle punten in het gelijk gesteld. Het vonnis treft u bijgaand aan. Tot 3 april had deze partij de mogelijkheid om in hoger beroep te gaan tegen uitspraak. De betreffende partij heeft hiervan geen gebruik gemaakt.
Als college respecteren wij het reglement van orde en het daarin opgenomen het recht van de raad op het stellen van vragen. Wij betreuren het echter dat door publicatie van de brief die aan deze vragen ten grondslag ligt ambtenaren met naam in de media terecht zijn gekomen.
1. Uit de brief blijkt dat er voor de wijze van aanbesteding (Europees versus meervoudigonderhands) uitgegaan is van verkeerde bedragen die per jaar voor de publicatie zouden zijn betaald. Klopt deze informatie?
Nee, dit klopt niet. Het totale bedrag kwam rechtstreeks uit de financiële administratie waarbij alle betalingen aan de betreffende leverancier zijn opgevraagd om op die manier inzicht te krijgen in de omvang van de opdracht over de afgelopen contractperiode.
2. Indien het zo is dat bij de optelling van publicaties, waaronder bijvoorbeeld personeelsadvertenties, advertenties voor De Naald en uitgaven van specials, allen niet behorende bij de opdracht voor de weekpublicaties, waarom is dan daarvoor gekozen ?
Al deze publicaties vielen binnen het contract. Dit is voorafgaand aan definitieve gunning in 2008 met de betreffende uitgever besproken waarbij nadrukkelijk is gewezen op de mogelijkheid dat de omvang van de opdracht de daaropvolgende jaren mogelijk flink zou afnemen vanwege verdergaande digitalisering. Dit was met name van belang omdat het voor de eerste twee pagina’s een strategische inschrijving betrof. Door de uitgever is toen schriftelijk aangegeven dat hij zijn aanbieding gestand zou doen.
In de periode kort na gunning is door de uitgever bij het college aandacht gevraagd voor het teruglopende volume en de financiële gevolgen daarvan voor de uitgever. Er is toen door het college aangegeven dat, om de uitgever enigszins tegemoet te komen, voor bijzondere uitgaven (specials e.d.) in aanvulling op de contractafspraken extra kosten (voor bijvoorbeeld vormgeving) in rekening mochten worden gebracht. Hoewel er aangepaste afspraken waren over extra uitgaven vielen deze dus wel onder het contract.
3. Wij willen een overzicht ontvangen van de facturen die sec te maken hadden met de weekpublicaties zoals bedoelt in de initiële opdracht waarvoor nu is aanbesteed, over de jaren 2011 en 2012.
Het overzicht van de facturen over de contractperiode 2009-2012 is bijgevoegd. Uit de gehele contractperiode blijkt een gemiddelde besteding van € 80.000 per jaar. De initiële opdracht betrof zowel de gemeentepagina als andere onder dit contract vallende pagina’s, zoals specials en themapagina’s ( zie antwoord vraag 2). Er was sprake van een strategische inschrijving voor de eerste twee pagina’s. Het volume dat daadwerkelijk is afgenomen, is daardoor veel groter dan uit de facturen blijkt.
Toelichting: waar posten naar andere FCL /ECL nummers worden verwezen betreft dit interne verschuivingen van boekingen omdat rekeningen oorspronkelijk op het verkeerde nummer waren geboekt .
Op basis van de omvang van de weekpublicaties in 2011 en 2012 zou de indruk kunnen ontstaan dat de totale waarde van de aanbesteding voor uitsluitend het gemeentenieuws onder de drempelwaarde van € 200.000 ligt.
Bij een Europese aanbesteding moet uitgegaan worden van de te verwachten omvang van de opdracht. Daarbij geeft de wet aan dat dit ruim genomen moet worden.
Bij het bepalen van die te verwachten omvang zijn de volgenden aspecten meegenomen:
– De huidige omvang (volume en kosten) van de opdracht op basis van een evaluatie van de afgelopen contractperiode.
– De te verwachten hogere prijs per millimeter omdat er geen sprake mag zijn van 0-tarieven en/of symbolische prijzen en/of negatieve prijzen en/of een inschrijving met een manipulatief karakter op straffe van uitsluiting. Daarom is in de aanbesteding gevraagd om een vlakke millimeterprijs. De kosten voor het publiceren van gemeentelijk nieuws nemen daardoor toe en daarmee de omvang van de opdracht.
– De te verwachten inzet van de gemeentepagina gedurende de contractperiode waarbij rekening is gehouden met gevolgen van bezuinigingen en grote opgave op het sociale domein en informerende taak die de gemeente daarbij heeft. Daarnaast zijn er interne afspraken rond het meenemen informatie vanuit het voormalige Kernenbulletin binnen het format van het gemeentenieuws. Gevolg daarvan is dat het te verwachten volume en daarmee de omvang van de opdracht de komende jaren zal toenemen.
Dit totaalbeeld leverde de realistische verwachting op dat de omvang van de order voor de periode 2013-2016 ruimschoots boven de € 200.000 uit zou komen. Dus moest Europees worden aanbesteed.
4. Indien blijkt dat het bedrag aan facturen voor de initiële opdracht lager is dan de drempelwaarde die in februari 2012 in de beleidsnota “Welbesteed” door de raad is aangenomen, waarvoor is er dan tegen dit door de raad vastgesteld beleid gekozen voor een Europese aanbesteding ?
Voor deze Europese aanbesteding is gekeken naar de totale te verwachten waarde van de opdracht (zie beantwoording vraag 3). Daarbij bleek de te verwachten waarde van de opdracht boven de Europese drempel van € 200.000 te liggen. Op basis daarvan is een Europese aanbesteding ingezet. Overigens, wanneer de waarde van de opdracht onder de Europese aanbestedingsdrempel had gelegen, had meervoudige onderhandse aanbesteding moeten plaatsvinden en hadden dus meerdere offertes moeten worden opgevraagd.
Omdat de groslijsten in augustus 2012 nog niet gerealiseerd waren zouden dan alle partijen aangeschreven zijn die een huis-aan-huis medium in heel Westland verspreiden. Dit zijn de beide inschrijvers van de Europese aanbesteding. Deze zouden zijn beoordeeld op dezelfde prijs- en kwaliteitscriteria waaruit gunning aan dezelfde partij als bij de Europese aanbesteding zou zijn gedaan. Enkelvoudige onderhandse aanbesteding was gezien het bedrag van de aanbesteding niet aan de orde. Niet de gevolgde procedure maar het grote prijsverschil tussen beide aanbieders heeft de uiteindelijke gunning bepaald.
Wij gaan er vanuit uw vragen met deze brief te hebben beantwoord.
Burgemeester en wethouders van Westland,
de secretaris, de burgemeester,
|
M. van Beek |
J. van der Tak |