College geeft uitleg over aanbestedingsbeleid

Westland 13.03.2015 – De fractie Westland Verstandig heeft het College vragen gesteld over het inschakelen van Westlandse bedrijven bij aanbestedingen.

Ingevolge het bepaalde in artikel 26 van uw “Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de Raad van de gemeente Westland 2013”, beantwoorden zij deze vragen als volgt:

Vraag 1

Is het juist dat het aanbesteden van kleine en middelgrote werken nog steeds op de oude wijze plaatsvindt en dat in feite de gemeente zelf bepaalt wie die werkzaamheden verricht zonder daarbij acht te slaan op de Nota Welbesteed? Voor hoeveel branches staan hoeveel bedrijven inmiddels geregistreerd op de groslijsten op basis van de Nota Welbesteed?

Antwoord 1

Het is ons niet geheel duidelijk wat u met ‘de oude wijze’ bedoelt. Als u bedoelt dat er nog niet wordt gewerkt met groslijsten moeten wij hier ontkennend op antwoorden. Na een implementatieperiode wordt er sinds 1 januari 2013 gehandeld conform het door uw raad vastgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid. Het werken met groslijsten maakt hier deel van uit.

Conform het beleid wordt een groslijstenmethodiek alleen zinvol geacht en toegepast als er voldoende inkoopopdrachten van waarde per jaar zijn voor een bepaalde productgroep. Als grens wordt aangehouden dat er minimaal 5 verschillende opdrachten van meer dan € 50.000,00 (voor leveringen en diensten) en € 100.000,00 (voor werken) per jaar moeten zijn binnen een productgroep. Bij minder opdrachten duurt het te lang voordat alle leveranciers op de groslijst een keer zijn uitgenodigd om een offerte uit te brengen.

Op basis hiervan zijn er voor 5 productgroepen groslijsten aangelegd. Op deze lijsten staan in totaal 55 bedrijven geregistreerd, waarbij wij helaas constateren dat weinig Westlandse bedrijven zich hiervoor aanmelden.

Wellicht ten overvloede merken wij hierbij op dat deze lijst niet exclusief voor Westlandse bedrijven mag worden ingesteld. Ten slotte de opmerking dat er in opdracht van onze accountant over het jaar 2014 een interne controle wordt uitgevoerd op de naleving van ons inkoop- en aanbestedingsbeleid. De rapportage hierover volgt te zijner tijd.

Vraag 2
Is het College bereid de ongetwijfeld bestaande cijfers en gegevens over wat in 2014 is uitbesteed en aan wie, te verstrekken?

Antwoord 2
Zoals u eerder gemeld is, is er geen centrale administratie van alle inkooporders. Daarom beantwoorden wij deze vraag op basis van de informatie uit de betalingenadministratie aangezien deze hier ook inzicht in biedt. Onderstaand overzicht laat zien dat in 2014 17% van de waarde van inkoop gerelateerde betalingen is gedaan aan lokale bedrijven. Dit betreft in aantal 38% van de betalingen. Hieruit valt af te leiden dat er relatief veel opdrachten naar lokale ondernemers gaan,  maar wel met een wat lagere waarde. Opgemerkt dient te worden dat een inkoopopdracht kan leiden tot meerdere betalingen. Het aantal inkoopopdrachten zal dus lager zijn dan het aantal betalingen, de verhoudingen geven echter wel een representatief beeld.

Vraag 3

Is het College in staat om daar een conclusie aan te verbinden, dat wil zeggen hoeveel Westlandse bedrijven zijn ingeschakeld? Dat geldt natuurlijk ook voor eventuele onder- aanneming, dat wil zeggen de gevallen dat de gemeente Westland aan een aannemer iets uitbesteedt, maar die aannemer vervolgens gebruik maakt van onderaannemers die weer niet uit het Westland komen. Heeft het College daar zicht op en wordt dat ook vooraf met de Westlandse aannemer goed geregeld? Is het College het met de fractie van Westland Verstandig eens dat dit natuurlijk wel van belang is daar anders de hoofdaannemer alleen maar administratief de zaak aanneemt en vervolgens uitbesteedt aan niet in Westland actieve ondernemers?

Antwoord 3
Bij de inschrijvingen moeten de marktpartijen verplicht aangeven of zij gebruik maken van onderaannemers. Hierbij wordt onder andere de vestigingsplaats vermeld. Inschrijvers zijn echter vrij in hun keuze. De vigerende wet- en regelgeving staat niet toe de inschrijver te verplichten te kiezen voor Westlandse ondernemers bij onderaanneming. Het uitgangspunt is gelijke kansen voor iedereen. Voorkeur geven aan lokale bedrijven betekent discriminatie van niet-Westlandse bedrijven, hetgeen volgens de Aanbestedingswet niet is toegestaan.
Ons inkoopbeleid is bedoeld om ‘spelregels’ voor de organisatie op te stellen zodat op uniforme wijze door de gehele organisatie rechtmatig en dus transparant en niet discriminerend wordt gehandeld.
Ten slotte de opmerking dat wij uw stelling in de laatste regel van uw vraag onderschrijven. Gelet op het vorenstaande is de door u geschetste situatie niet te voorkomen.

Vraag 4
Is het College bereid om meer aandacht te besteden aan de uitvoering van de Nota Welbesteed en met name om in ieder geval Westlandse ondernemers de kans te geven werk te genereren van de gemeente. Als zij niet worden uitgenodigd een offerte uit te brengen, dan hebben zij die kans natuurlijk niet. Is het College het hiermee eens.

Antwoord 4
Het inkoopbeleid wordt uitgevoerd zoals het door uw raad is vastgesteld. Wij zijn het niet eens met uw stelling dat het meer aandacht besteden aan de uitvoering van de nota Welbesteed zal leiden tot het verstrekken van meer opdrachten aan lokale ondernemers.
De in navolging van en naar het model van de gemeente Lansingerland opgestelde ‘database lokale leveranciers’, biedt hiervoor wel enige mogelijkheden. Deze is ingevoerd als uitvoering van de door de raadsfracties van LPF, VVD, CDA en Gemeentebelang Westland ingediende raadsmotie ‘Zaken doen met de gemeente’ van 5 november 2013.

Het aantal aanmeldingen (30) blijft helaas achter bij onze verwachtingen. Wij zeggen u toe, onder andere via de gemeentelijke website en intranet, het bestaan van deze database nogmaals onder de aandacht te brengen van de doelgroep.

Wij gaan ervan uit uw vragen met deze brief te hebben beantwoord.

Burgemeester en wethouders van Westland,

de secretaris,                       de burgemeester,