College-antwoorden op inkoop en verkoopgedrag gemeente

Vraag 1

Heeft de gemeente Westland meegedaan aan het onderzoek naar betaalgedrag van de Nationale ombudsman? Zo neen, waarom niet?

Antwoord 1

Nee, de gemeente Westland heeft niet meegedaan aan de betreffende enquête.

Het verzoek tot deelname is nooit ontvangen bij de gemeente Westland. Bij navraag bij de Nationale Ombudsman waarom deze enquête nooit is ontvangen bij de gemeente Westland bleek dat Westland waarschijnlijk niet is geselecteerd als deelnemende gemeente voor dit onderzoek door de Nationale Ombudsman.

Reden betreft omdat er nog nooit “klachten” over de gemeente Westland zijn ontvangen van het MKB in relatie tot het betaalgedrag van de gemeente Westland bij de Nationale Ombudsman.

Daardoor is Westland (waarschijnlijk) niet benaderd voor deelname aan dit onderzoek.

De Nationale Ombudsman gaf aan dat het onderzoeksbureau niet kenbaar maakt welke gemeenten wel deel hebben genomen aan het onderzoek, volgens afspraak worden deze gegevens niet beschikbaar gesteld en of openbaar gemaakt.

Vraag 2

Bijgevoegd de enquêtevragen. Wij verzoeken de antwoorden op die vragen van de gemeente Westland toe te sturen, zodat inzicht verkregen wordt in het betaalgedrag van Westland (ongeacht of vorige vraag 1 met ja of neen is beantwoord)?

Antwoord 2

De ingevulde vragenlijst is bijgevoegd als bijlage 1. De vragen 25 en 29 t/m 33 betreffende de organisatie zijn in overleg met de initiatiefnemer niet ingevuld.

Vraag 3

Graag zien wij een overzicht tegemoet van de gegunde aanbestedingen in 2014 tot op heden?

Per gunning willen we de volgende informatie:

•      de naam van het bedrijf aan wie gegund is?

•      de vestigingsplaats van het bedrijf (wel /niet in Westland)?

•      wel/niet social return met korte toelichting?

•      welke gunningen hebben ook effecten op Patijnenburg (met korte toelichting)?

•      of openbaar of onderhands is aanbesteed?

•      hoeveel bedrijven is offerte gevraagd (onderhands)/hebben geoffreerd (openbaar/onderhands)?       

Antwoord 3

Omdat het beantwoorden van uw vraag “volgens de letter” zeer arbeidsintensief zou zijn omdat dit handmatig zou moeten gebeuren is er vooraf overleg gevoerd over de beantwoording. Hiertoe is op 29 augustus jl. overleg gevoerd met raadslid Geubbels. Met hem is afgestemd dat wij een aantal andere, minder arbeidsintensieve rapportages opleveren waarmee informatie wordt gegeven “in de geest van de vraag”, te weten: 

1)    De openbare en Europese aanbestedingen die gegund zijn in 2014 tot en met heden (augustus)

2)    De in 2014 tot en met heden gerealiseerde SROI

3)    De opdrachten die in 2014 tot en met heden aan Patijnenburg zijn gegund

4)    Informatie over hoeveel inkoopgerelateerde betalingen en voor welke bedragen in 2014 tot en met heden zijn gedaan aan vestigingen van leveranciers in het Westland c.q. buiten het Westland.

Deze rapportages zijn bijgevoegd als bijlages 2 tot en met 5.

Vraag 4

Wat is inmiddels verbeterd in de organisatie ter voorkoming van onrechtmatigheden in het inkoopproces, zoals in 2013 gebleken?

Antwoord 4

De rechtmatigheidscontrole die u bedoelt is uitgevoerd op basis van een risico-analyse, waarbij juist dossiers met een groter  risico op onrechtmatigheden aan de controle zijn onderworpen. Hierbij zijn in 5 dossiers onrechtmatigheden aangetroffen, te weten:

1)  Een dossier m.b.t. de inkoop van schuldhulpverlening. Hiervoor werden bij één dienstverlener in de loop der tijd dermate veel  losse opdrachten gegeven dat de drempel voor Europese aanbesteding werd overschreden. Aangezien het een zogenaamde 2B-dienst betreft is een Europese aanbesteding dan toch niet verplicht en is er sprake van een zgn. verlicht regiem. Deze inkopen van 2B-diensten worden door  de accountant niet meegeteldin het accountantsoordeel. Er gelden voor dergelijke inkopen echter wel  diverse regels m.b.t. de te volgen procedure, die in dit geval niet correct zijn gevolgd.  Per 1-10-2013 is e.e.a. hersteld en is op een correcte manier gecontracteerd.

        2)  Een dossier m.b.t. de inkoop van advisering inzake BBZ. Dit betreft eveneens een zgn. 2B-dienst die net als hiervoor beschreven niet volgens de regels is ingekocht.

3)  Een dossier m.b.t. een lang (nu nog) lopend contract voor horecaleveringen aan de Naald waarvoor onterecht destijds geen Europese aanbesteding is gedaan. Gekozen is dit contract nog door te laten lopen.

4)  Een dossier m.b.t. leveringen van food-producten voor de bedrijfskantines waarvoor onterecht geen Europese aanbesteding is gedaan. Gekozen is hiervoor niet (alsnog) een Europese aanbesteding uit te voeren vanwege wisselende afnames, slechte ervaringen met leveranciers en de nog beperkte periode dat de kantines onder eigen beheer vallen.  

5)  Een dossier m.b.t. het zonder aanbesteding inhuren en verlengen van een dienstverlener in grondverwerving. Door uitloop werd uiteindelijk de Europese aanbestedingsdrempel overschreden. Tussentijds een nieuw inkooptraject hiervoor starten was onwenselijk. 

Uit het bovenstaande blijkt dat hier geen sprake is van structurele fouten, maar deels bedrijfsmatige keuzes en deels  incidenten met verschillende oorzaken. In het algemeen wordt getracht fouten te voorkomen door veel aandacht te besteden aan informatie over wetten, regels en beleid en door hulpmiddelen te bieden (bijvoorbeeld standaard-documenten) via het intranet.

Bij de invoering van het nieuwe beleid is een interne opleiding verzorgd. Op het intranet is ook de informatie van die opleiding terug te vinden. Daarnaast zijn er inkoopadviseurs waar de inkopende medewerkers terecht kunnen met hun vragen.

Wij gaan ervan uit uw vragen met deze brief te hebben beantwoord.

Burgemeester en wethouders van Westland,

de secretaris,                       de burgemeester,